Hồ sơ xin việc 2021 gồm những gì và các lưu ý cần biết

Hồ sơ xin việc là bước chuẩn bị không thể thiếu giúp người lao động, sinh viên có thể ứng tuyển vào một vị trí mong muốn. Vậy hồ sơ xin việc gồm những gì? Cần lưu ý gì? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết nhất.

1. Hồ sơ xin việc gồm những gì? Cần lưu ý những gì khi chuẩn bị hồ sơ?

Câu hỏi: Em là sinh viên chuẩn bị tốt nghiệp, hiện em đang chờ nhận bằng tốt nghiệp. Trong thời gian này, em đang lên kế hoạch ứng tuyển vào vài công ty tại Hà Nội. Cho em hỏi hồ sơ xin việc gồm những gì? Em cần lưu ý những gì cho bộ hồ sơ của mình? Em cảm ơn (Vũ Hương Trà – Hà Nội).

Trả lời:

Theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định 03/2014/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký dự tuyển của người lao động phải gồm các giấy tờ sau:

– Phiếu đăng ký dự tuyển lao động theo mẫu;

– Bản sao các văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn kỹ thuật, ngoại ngữ, tin học theo yêu cầu của vị trí cần tuyển;

– Giấy chứng nhận sức khỏe;

– Các giấy tờ cần thiết khác.

Để dễ dàng trong việc lựa chọn ứng viên cũng như thuận lợi trong quản lý lao động sau khi tuyển dụng, các doanh nghiệp thường yêu cầu ứng viên phải có nộp một bộ hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ sau:

– Mẫu đơn xin việc;

– Sơ yếu lý lịch;

– CV xin việc;

– Bằng cấp, chứng chỉ liên quan;

– Giấy chứng nhận sức khỏe;

– Các giấy tờ cần thiết khác như giấy khai sinh, chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu;

– Ảnh chân dung.

Cụ thể:

* Về đơn xin việc:

Đơn xin việc thường được viết tay hoặc đánh máy, cũng có thể mua mẫu có sẵn trong bộ hồ sơ xin việc rồi điền thông tin đầy đủ.

Để được người tuyển dụng đánh giá cao, ứng viên nên viết tay đơn xin việc để thể hiện sự cầu thị của mình. Đơn xin việc phải có ngày tháng viết, chữ ký của người nộp đơn và không cần dấu công chứng.

* Về sơ yếu lý lịch tự thuật

Sơ yếu lý lịch là một bản tóm tắt những thông tin cá nhân của người khai sơ yếu lý lịch: tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại, thông tin gia đình, bằng cấp,… với mục đích giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt được các thông tin cơ bản về ứng viên.

Sơ yếu lý lịch cần được xác nhận bởi Uỷ ban nhân dân xã, phường nơi mình cư trú.

* Về CV xin việc

CV xin việc là hồ sơ năng lực, thể hiện trình độ, kinh nghiệm, năng lực của ứng viên. CV nếu được đầu tư nghiêm túc, được chú trọng vào nội dung lẫn cả hình thức, thì cơ hội được phỏng vấn sẽ cao hơn.

* Bằng cấp, chứng chỉ liên quan

Ứng viên cần photo hoặc công chứng, chứng thực các bằng cấp, chứng chỉ như: bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ tiếng anh, chứng chỉ tin học. Đây là bằng chứng chứng minh những thông tin ứng viên đã kê khai trong sơ yếu lý lịch, CV xin việc, đơn xin việc.

* Giấy khám sức khỏe

Giấy khám sức khỏe để đảm bảo rằng sức khỏe của người này sẽ đáp ứng được công việc, từ đó tạo sự tin tưởng cho nhà tuyển dụng.

Giấy khám sức khỏe xin việc có 2 loại: giấy A4 2 mặt và giấy A3 gấp đôi (4 mặt). Tùy từng vị trí làm việc và yêu cầu ở các lĩnh vực khác nhau, công ty sẽ có yêu cầu khác nhau về giấy khám. Tuy nhiên giấy khám sức khỏe chỉ có hiệu lực trong 06 tháng.

* Chứng minh thư, căn cước công dân, sổ hộ khẩu

Nếu như vị trí tuyển dụng có yêu cầu thì thì các giấy tờ tùy thân như chứng minh thư/ căn cước công dân cũng cần photo, công chứng và chuẩn bị, đây cũng là để chứng minh rõ ràng hơn cho lý lịch của ứng viên.

* Ảnh chân dung:

Ảnh chân dung cũng cần được dán ở bên ngoài bìa hồ sơ xin việc, và bên trong mẫu sơ yếu lý lịch. Ảnh chân dung có thể là 3*4 hoặc 4*6.

ho-so-xin-viec-2021

Hồ sơ xin việc 2021 gồm những giấy tờ gì? (Ảnh minh họa)

2. Hồ sơ xin việc có bắt buộc công chứng sổ hộ khẩu không?

Câu hỏi: Tôi nghe nói hồ sơ xin việc của ứng viên bắt buộc phải chuẩn bị cả hộ khẩu công chứng. Có đúng như vậy không? Tôi cảm ơn (Nguyễn Thị Thanh Giang – Thái Bình).

Trả lời:

Đây là thắc mắc của nhiều ứng viên, đặc biệt là các ứng viên lần đầu làm hồ sơ xin việc.

Có thể thấy, sổ hộ khẩu là một trong những loại giấy tờ cần thiết có hồ sơ xin việc.

Tuy nhiên, nếu ở bước nộp hồ sơ tham gia phỏng vấn thì chưa bắt buộc phải công chứng (ngoại trừ một số công ty quy định khắt khe thì buộc phải nộp bản công chứng trong hồ sơ xin việc.

Khi trúng tuyển, được vào làm việc tại công ty thì công chứng sổ hộ khẩu là điều kiện bắt buộc với nhân sự vì liên quan đến các thủ tục ký hợp đồng lao động và bảo hiểm của người lao động.

3. Đơn xin việc có cần dán ảnh không?

Câu hỏi: Em là sinh viên năm thứ 3 của trường cao đẳng học chuyên ngành du lịch. Em nghe các bạn em đã đi làm thêm, nói là đơn xin việc cần dán ảnh chân dung. Điều này có bắt buộc không ạ? (Lê Kim Dung – Cao Bằng).

Trả lời:

Tùy thuộc vào vị trí ứng tuyển và quy định của từng công ty mà ứng viên sẽ phải chuẩn bị đơn xin việc có dán ảnh hoặc không.

Đơn xin việc dán ảnh thường sử dụng khi ứng tuyển vào các vị trí việc làm thuộc các lĩnh vực đòi hỏi ngoại hình như khách sạn, nhà hàng, du lịch, hàng không, PG,… Với các vị trí tuyển dụng này, ngoài yêu cầu bắt buộc về bằng cấp, chứng chỉ chuyên ngành liên quan cũng như kinh nghiệm làm việc cần có, thì ngoại hình ưu nhìn cũng là một yếu tố ứng viên buộc phải đáp ứng được.

Bên cạnh đó, việc dán ảnh trên đơn xin việc sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng chọn lựa các ứng viên phù hợp cho vòng phỏng vấn tiếp theo mà nó còn thể hiện sự chuẩn bị kỹ càng và chuyên nghiệp của người ứng tuyển.

Chính vì vậy, các ứng viên cần chuẩn bị những tấm ảnh đẹp để tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng dù ứng tuyển ở ngành nghề nào.

Về kích thước ảnh, nếu dùng mẫu đơn xin việc tải sẵn có kèm khung ảnh, thì ứng viên có thể dựa vào đó để lựa chọn cỡ ảnh 3×4 hoặc 4×6. Nếu sử dụng đơn xin việc viết tay hoặc các đơn thông dụng thì nên chọn ảnh 3×4, vì kích thước của nó cân đối với lá đơn. Còn ảnh 4×6 thích hợp để dán vào bìa hồ sơ xin việc và sơ yếu lý lịch hơn là dán vào đơn xin việc.

Lưu ý, đối với tất cả các mẫu đơn xin việc, ứng viên phải dán ảnh vào góc bên trái phía trên của lá đơn.

4. Mua hồ sơ xin việc ở đâu?

Câu hỏi: Em là sinh viên năm thứ 4, chuẩn bị tốt nghiệp đại học và tìm việc làm. Cho em hỏi, là em muốn mua hồ sơ xin việc thì có thể mua ở những đâu ạ? Em cảm ơn ạ (Trần Văn Hiếu – Thái Nguyên).

Trả lời:

Để tìm mua bộ hồ sơ mẫu xin việc không khó. Ai cũng có thể mua ở tại các cửa hàng sách – văn phòng phẩm, cửa hàng chuyên photocopy tài liệu, các cửa hàng tạp hóa…

Giá của mỗi bộ hồ sơ này cũng khá rẻ khoảng 10.000 đồng tùy loại.

Hiện nay, ngày càng có nhiều bạn trẻ tự tìm cho mình các mẫu hồ sơ xin việc online trên mạng để tự chỉnh sửa, thiết kế và in ấn theo phong cách của riêng mình.

mua ho so xin viec o dau

Mua hồ sơ xin việc ở đâu (Ảnh minh họa)

5. Công chứng hồ sơ xin việc là bắt buộc phải không?

Câu hỏi: Bạn của tôi chuẩn bị hồ sơ để nộp ứng tuyển vào một công ty làm về công nghệ thông tin. Tôi nghe nố hồ sơ xin việc cần được công chứng có phải không? (Duy Huấn – Hà Nội).

Trả lời:

Thông thường, khi nhà tuyển dụng gọi tới phỏng vấn, ứng viên chỉ cần mang theo hồ sơ photo không cần công chứng, chứng thực nhưng cũng có nhiều nơi yêu cầu hồ sơ xin việc phải có chứng thực của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Đây chính là cơ sở để nhà tuyển dụng nắm được thông tin ứng viên cung cấp là hoàn toàn chính xác. Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền là đại diện bên thứ 3 có tính pháp lý và được công nhận theo đúng quy định pháp luật.

Đặc biệt, khi ứng viên được nhận làm chính thức sẽ được ký kết hợp đồng lao động, việc đảm bảo thông tin chính xác là điều quan trọng vì nó liên quan đến việc đóng bảo hiểm xã hội cùng các thủ tục khác.

6. Những giấy tờ gì trong hồ sơ xin việc cần công chứng, chứng thực?

Câu hỏi: Tôi nghe nói, hầu hết các giấy tờ trong hồ sơ đều cần công chứng, chứng thực. Có đúng như vậy không? Tôi xin cảm ơn ạ. (Vũ Phượng Hằng – Bà Rịa – Vũng Tàu).

Trả lời:

Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ thường gồm các giấy tờ: Đơn xin việc, CV xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận sức khỏe, bằng cấp và chứng chỉ nghề nghiệp, chứng minh thư/ căn cước công dân, giấy khai sinh,…

Trong những giấy tờ trên, CV xin việc và đơn xin việc thường không yêu cầu phải công chứng, chứng thực. Thông thường chỉ yêu cầu chứng thực các loại giấy tờ sau tại cơ quan có thẩm quyền:

– Sơ yếu lý lịch;

– Bản photo chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân;

– Bản photo sổ hộ khẩu;

– Bản photo giấy khai sinh;

-Bản photo bằng tốt nghiệp và chứng chỉ liên quan…

Xem thêm: https://luatdanviet.com/dieu-kien-huong-tro-cap-thoi-viec-tu-2021-cho-nguoi-lao-dong

7. Chứng thực hồ sơ xin việc ở đâu?

Câu hỏi: Tôi mới lần đầu làm hồ sơ ứng tuyển, nên có một số giấy tờ tôi biết là phải chứng thực. Vậy xin hỏi, tôi phải chứng thực các giấy tờ trong hồ sơ xin việc ở đâu?

Trả lời:

Căn cứ quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người làm hồ sơ có thể xin xác nhận sơ yếu lý lịch hoặc chứng thực bản photo các giấy tờ nêu trên tại Ủy ban nhân dân cấp xã, phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng, phòng tư pháp cấp huyện.

Đặc biệt, theo quy định tại khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015, người làm hồ sơ có thể đến các cơ quan, tổ chức này ở bất kỳ địa phương nào mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu.

Chung thuc ho so xin viec o dau

Chứng thực hồ sơ xin việc ở đâu (Ảnh minh họa)

8. Các bản sao/ chứng thực giấy tờ trong hồ sơ có thời hạn bao lâu?

Câu hỏi: Tôi mới ra trường, bố mẹ bảo tôi cứ chuẩn bị sẵn 4-5 bộ hồ sơ, để dự phòng, nộp hồ sơ công ty này làm việc thấy không phù hợp thì chủ động đi phỏng vấn để chuyển công ty khác. Vậy có phải là hồ sơ xin việc là có giá trị vĩnh viễn không?

Trả lời:

Trong các loại giấy tờ cần có của bộ hồ sơ xin việc, có một số loại giấy tờ mà bản sao/ bản công chứng có thời hạn và một số loại bản sao/ bản công chứng không có thời hạn.

Đối với bản sao có thời hạn: gồm những loại giấy tờ như chứng minh thư/ căn cước công dân, giấy khám sức khỏe… Sở dĩ loại bản sao này có thời hạn là do giấy tờ gốc có thời hạn. Thời hạn còn giá trị sử dụng thường là không quá 06 tháng.

Còn bản sao không có thời hạn: là những loại bản sao mà giấy tờ gốc có giá trị vĩnh viễn, không bị giới hạn về thời gian như các loại bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm, giấy khai sinh…

Như vậy một số giấy tờ trong hồ sơ xin việc có giá trị vô thời  hạn có giấy tờ có thời hạn sử dụng nhất định nào đó thôi.

Đặc biệt, khi chứng thực giấy tờ, cần lưu ý, căn cứ Điều 20 Nghị định 23, để chứng thực bản sao từ bản chính, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao các giấy tờ yêu cầu.

9. Làm giả hồ sơ xin việc, người lao động bị xử lý thế nào?

Câu hỏi: Tôi hiện đang là nhân viên phòng nhân sự. Chúng tôi mới phát hiện có trường hợp đã làm giả hồ sơ từ khi nộp hồ sơ tuyển dụng. Với những trường hợp này, tôi cần xử lý ra sao? (Đoàn Hải Nguyên – Hải Phòng).

Trả lời:

Hầu hết các loại giấy tờ trong hồ sơ xin việc đều yêu cầu người lao động phải công chứng, chứng thực. Do đó, theo quy định tại khoản 3 Điều 24 Nghị định 110/2013/NĐ-CP, người có hành vi làm giả giấy tờ để làm thủ tục yêu cầu chứng thực sẽ bị phạt tiền từ 03 – 05 triệu đồng. Bên cạnh việc phạt tiền thì người lao động còn buộc phải hủy giấy tờ giả.

Đặc biệt, khi đã được tuyển dụng vào làm việc, bị phát hiện hồ sơ giả mạo, người lao động có thể sẽ bị xử lý kỷ luật lao động theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2012 (Khiển trách; Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; Cách chức hoặc sa thải) tùy theo tính chất, mức độ vi phạm.

Về vấn đề liên quan đến chế độ bảo hiểm, theo điểm a khoản 1 Điều 39 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, người lao động có hành vi kê khai không đúng sự thật những nội dung có liên quan đến việc hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự thì bị phạt tiền từ 01 – 02 triệu đồng.

Đồng thời, khoản 4 Điều 17 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 nêu rõ, cấm gian lận, giả mạo hồ sơ trong việc thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp. Tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà cá nhân có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, xử lý kỷ luật, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự (căn cứ khoản 2 Điều 122 Luật này).

Share:

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on pinterest
Pinterest
Share on linkedin
LinkedIn
LUAT-SU-TRANH-TUNG-LUAT-DAN-VIET-1

Kết nối Luật Dân Việt

Nhận update thông tin pháp lý

Đăng ký để nhận thông tin pháp lý mới nhất

Tin mới

Bài viết liên quan