Căn cứ vào quy định trên của pháp luật, doanh nghiệp cần xác định các trường hợp tại đơn vị mình để thực hiện thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội theo đúng quy định pháp luật.
Khi doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần thực hiện báo với cơ quan bảo hiểm xã hội. Vấn đề này đã được pháp luật quy định cụ thể, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ các quy định và thực hiện đầy đủ.
Trong phạm vi bài viết này, Luật Dân Việt sẽ cung cấp các thông tin pháp lý về Thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội, các quy định liên quan đến vấn đề này để Quý khách hàng có thể nắm rõ hơn.
Thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội được thực hiện khi nào?
Theo quy định cụ thể tại khoản 1, điều 98 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định: người sử dụng lao động phải thực hiện thông báo bằng văn bản với cơ quan bảo hiểm xã hội khi doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin tham gia bảo hiểm xã hội.
Các trường hợp thực hiện báo giảm lao động, bao gồm:
+ Doanh nghiệp khi chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động;
+ Người lao động nghỉ do ốm đau, nghỉ thai sản từ 14 ngày trở lên trong tháng;
+ Người lao động trong trường hợp nghỉ việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng;
+ Người lao động khi thực hiện tạm hoãn hợp đồng lao động với doanh nghiệp.
Như vậy, căn cứ vào quy định trên của pháp luật, doanh nghiệp cần xác định các trường hợp tại đơn vị mình để thực hiện thủ tục báo giảm bảo hiểm xã hội theo đúng quy định pháp luật.
Hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội
Khi thực hiện báo giảm bảo hiểm xã hội, hồ sơ cần chuẩn bị được Căn cứ theo Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định:
+ Tờ khai tham gia điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu TK1-TS;
+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo mẫu TK3-TS;
+ Đơn vị doanh nghiệp lập danh sách người lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo mẫu số D02-TS;
+ Bảng kê khai thông tin mẫu số D01-TS;
+ Trong trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi của bảo hiểm y tế cao hơn thì hồ sơ cần bổ sung thêm giấy tờ chứng minh (nếu có).
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên, đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ với các giấy tờ quy định trên tại cơ quan bảo hiểm xã hội quận, huyện nơi công ty đặt trụ sở chính để được điều chỉnh thay đổi thông tin.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ thực hiện điều chỉnh thông tin cho doanh nghiệp.
Xem thêm:
Hợp đồng cộng tác viên có phải đóng bảo hiểm không?
Thủ tục sử dụng hóa đơn điện tử công ty cổ phẩn
Nộp hồ sơ bảo giảm bảo hiểm xã hội
Có hai cách thức để nộp hồ sơ để báo giảm bảo hiểm xã hội, cụ thể:
- Nộp trực tiếp tại cơ quan bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp có thể đến trực tiếp cơ quan bảo hiểm xã hội nơi doanh nghiệp đăng ký bảo hiểm xã hội để nộp hoặc có thể gửi thông qua đường bưu điện.
Tuy nhiên, hiện nay phương thức bảo giảm bảo hiểm xã hội cho người lao động bằng hồ sơ giấy nộp trực tiếp đến cơ quan bảo hiểm xã hội không còn được áp dụng nhiều. Đa số các doanh nghiệp đều lựa chọn hình thức khai báo báo giảm bảo hiểm xã hội qua phần mềm khai bảo online vừa nhanh chóng và tiết kiệm.
- Nộp trên phần mềm kê khai của bảo hiểm xã hội
Đây là phương thức khai báo bảo hiểm xã hội qua mạng. Hình thức này đang được đa số các cơ quan bảo hiểm xã hội áp dụng thực hiện.
Khi áp dụng hình thức khai báo này, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội để tạo lập ra file hồ sơ, sau đó dùng thiết bị chữ ký số Token của công ty để thực hiện nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm xã hội thông qua trang web http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn.
Mức phạt khi chậm báo giảm bảo hiểm xã hội
Theo quy định tại khoản 2 điều 50 của Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 quy định cụ thể:
Thực hiện lập, nộp hồ sơ; trích nộp tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo đúng quy trình và quy định tại văn bản này và các quy định của pháp luật. Trường hợp nếu đơn vị lập danh sách báo giảm chậm, đơn vị phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của các tháng mà đơn vị mình báo giảm chậm và thẻ bảo hiểm y tế sẽ có giá trị sử dụng đến hết các tháng đó.
Ngoài ra, căn cứ theo Công văn số 1734/BHXH-QLT quy định về việc hướng dẫn thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế, cụ thể tại Điều 10 của Công văn quy định:
Khi có người lao động nghỉ việc, doanh nghiệp cần phải lập hồ sơ báo giảm bảo hiểm xã hội của tháng sau bắt đầu từ ngày 28 của tháng trước và sau khi đã thực hiện báo giảm thì không được báo phát sinh tháng trước. Các đơn vị doanh nghiệp cũng có thể thực hiện báo giảm từ ngày 01 tháng sau nhưng trong trường hợp này doanh nghiệp phải đóng giá trị bảo hiểm y tế của tháng sau.
Như vậy, căn cứ theo quy định trên trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện báo giảm chậm thì không bị xử phạt nhưng doanh nghiệp phải thực hiện đóng bảo hiểm y tế cho người lao động trong các tháng báo giảm chậm đó.
