Sổ đăng ký cổ đông (hay thường được gọi là Sổ cổ đông) được thể hiện dưới dạng có thể là văn bản, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này.
Công ty cổ phần tiến hành việc lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ là nơi ghi chép và lưu giữ các thông tin liên quan đến cổ phần, cổ đông và việc sự thay đổi cổ phần trong công ty.
Trong phạm vi bài viết này, Luật Dân Việt xin cung cấp các thông tin liên quan đến Sổ đăng ký cổ đông là gì để Quý khách hàng có thể hiểu rõ hơn.
Sổ đăng ký cổ đông là gì?
Theo quy định tại Luật doanh nghiệp năm 2014 có quy định cụ thể: Sổ đăng ký cổ đông (hay thường được gọi là Sổ cổ đông) được thể hiện dưới dạng có thể là văn bản, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này.
Công ty cổ phần phải tiến hành lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông được xác định như một hình thức để chứng thực quyền quyền sở hữu cổ phần của cổ đông trong công ty cổ phần.
Quy định về sổ đăng ký cổ đông?
Ở phần đầu nội dung của bài, chúng tôi đã cung cấp thông tin về Sổ đăng ký cổ đông là gì? Vậy quy định về sổ đăng ký cổ đông như thế nào theo quy định? Theo khoản 2, Điều 121 Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định các nội dung cần đảm bảo trong sổ đăng ký cổ đông, như sau:
+ Tên công ty, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
+ Tổng số cổ phần công ty được quyền đem ra chào bán, các loại cổ phần cụ thể và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại cổ phần đó;
+ Tổng số cổ phần mà đã bán của từng loại và giá trị của vốn cổ phần đã tham gia góp;
+ Họ và tên, địa chỉ đăng ký thường trú, quốc tịch, số chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu hoặc Giấy chứng thực cá nhân hợp pháp khác nếu cổ đông là cá nhân; trường hợp cổ đông là tổ chức thì ghi rõ tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính công ty.
+ Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông ghi rõ, ngày đăng ký cổ phẩn.
Sổ đăng ký cổ đông sẽ được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc lưu giữ tại Trung tâm lưu ký chứng khoán. Các cổ đông được quyền tra cứu, kiểm tra hoặc thực hiện trích lục, sao chép nội dung trong sổ đăng ký cổ đông.
Tuy nhiên, việc sao chép nội dung này phải được thực hiện trong giờ làm việc của công ty hoặc của Trung tâm lưu ký chứng khoán.
Khi cổ đông có sự thay đổi về địa chỉ đăng ký thường trú của mình thì phải thực hiện thông báo kịp thời với công ty để tiến hành cập nhật địa chỉ mới vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty sẽ không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do cổ đông không thực hiện việc thông báo về thay đổi địa chỉ cho công ty.
Thời hạn lập sổ đăng ký cổ đông?
Theo quy định tại Điều 121 Luật doanh nghiệp năm 2014 có quy định thì: Công ty cổ phần phải tiến hành lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông kể từ khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Như vậy, thời hạn lập sổ đăng ký cổ đông được xác định là từ khi doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Trong trường hợp nếu doanh nghiệp không tiến hành lập sổ đăng ký cổ đông thì có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại khoản 2 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch đầu tư. Theo đó:
Phạt tiền từ 10 triệu đồng đến 15 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
+ Không thực hiện cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho các thành viên của công ty;
+ Không tiến hành lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông;
Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc phải lập sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông theo quy định.
Như vậy, doanh nghiệp cần lưu ý về thời hạn lập sổ đăng ký cổ đông cho các thành viên từ khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để tránh bị áp dụng xử phạt hành chính và bị áp dụng biện pháp khắc phục là buộc phải tiến hành lập sổ đăng ký cổ đông.
Xem thêm: Vốn điều lệ là gì? Những điều cần biết về vốn góp công ty?
Sổ đăng ký cổ đông có bắt buộc không?
Sổ đăng ký cổ đông ngoài việc lưu giữ các thông tin của cổ đông trong công ty cổ phần, đây còn được coi là chứng từ pháp lý quan trọng vì nó là sự xác nhận của công ty về quyền sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty, xác nhận việc chuyển nhượng cổ phần khi thực hiện thủ tục chuyển nhượng hay chuyển quyền sở hữu cho người mua cổ phần để trở thành cổ đông của công ty.
Cá nhân thực hiện mua cổ phần khi công ty chào bán hoặc người nhận thực hiện nhận phần chuyển nhượng cổ phần chỉ có thể trở thành cổ đông công ty khi có những thông tin về cổ phần và thông tin về cổ đông được ghi nhận đầy đủ tại Sổ đăng ký cổ đông.
Như các thông tin đã được chúng tôi trình bày ở phần trên của bài có thể thấy việc lập sổ đăng ký cổ đông là bắt buộc. Bởi lẽ:
+ Công ty cổ phần phải tiến hành lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký có thể là tài liệu điện tử, dạng văn bản hoặc là cả hai loại này.
+ Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc có thể lưu giữ tại Trung tâm lưu ký chứng khoán. Các cổ đông được quyền tra cứu, kiểm tra, xin trích lục hoặc sao chép nội dung của Sổ trong giờ làm việc của công ty hoặc của Trung tâm lưu ký chứng khoán.
+ Trường hợp công ty không thực hiện lập sổ đăng ký cổ đông sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại khoản 2, Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP với mức phạt nêu trên.
Như vậy, nếu công ty là loại hình doanh nghiệp công ty cổ phần và công ty mới được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì phải tiến hành lập sổ đăng ký cổ đông và tiến hành lưu giữ sổ đó tại trụ sở chính của công ty hoặc tại Trung tâm lưu ký chứng khoán.
