Home 9 Kế toán 9 Chứng từ là gì? Các loại chứng từ?

Chứng từ là gì? Các loại chứng từ?

Chứng từ có ý nghĩa lớn đối với các doanh nghiệp, nên các chủ thể cần lưu ý đến các điều kiện hợp lệ của chứng từ để chứng từ có giá trị sử dụng trong doanh nghiệp.

Trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, đặc biệt là hoạt động kế toán, chúng ta thường nghe nhiều đến hóa đơn, chứng từ. Vậy, chứng từ là gì? Chứng từ có ý nghĩa, tầm quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp? Cùng Luật Dân Việt tìm hiểu về chứng từ thông qua bài viết dưới đây.

Chứng từ là gì?

Chứng từ là tài liệu bắt buộc phải có trong hoạt động của doanh nghiệp, là các giấy tờ, tài liệu ghi lại nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ nào đó đã được hạch toán và ghi vào sổ kế toán của các doanh nghiệp.

Chứng từ được sử dụng nhiều trong lĩnh vực kế toán, được dùng làm căn cư để ghi vào sổ kế toán về các giao dịch của doanh nghiệp. Chứng từ thể hiện các thông tin được biểu hiện bằng các thước đo: hiện vật, lao động và giá trị.

Chứng từ kế toán phải thể hiện được các nội dung chủ yếu sau đây:

– Tên, số hiệu của chứng từ;

– Ngày lập chứng từ;

– Thông tin của đơn vị, cá nhân lập chứng từ;

– Thông tin của cá nhân, đơn vị nhận chứng từ;

– Nội dung phát sinh chứng từ (chứng từ lập ra để ghi nhận điều gì);

– Tổng số tiền của chứng từ, số lượng, đơn giá, số tiền của đối tượng đưa ra giao dịch;

– Chữ ký, họ tên, con dấu của các đơn vị, cá nhân lập chứng từ, người kiểm duyệt và các bên liên quan.

Các loại chứng từ?

– Dựa vào hình thức thể hiện thì chứng từ có 2 loại là:

+ Chứng từ bằng giấy: chứng từ bằng giấy hợp lệ khi có nội dung thể hiện theo biểu mẫu quy định bắt buộc hoặc hướng dẫn.

+ Chứng từ điện tử: được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được mã hóa mà không bị thay đổi khi truyền qua mạng máy tính hoặc trên các vật mang tin.

– Dựa vào yêu cầu quản lý và kiểm tra chứng từ thì chứng từ bao gồm:

+ Chứng từ bắt buộc: là chứng từ được Nhà nước quy định về mẫu, chỉ tiêu phản án và phương pháp lập.

+ Chứng từ hướng dẫn: là chứng từ được Nhà nước hướng dẫn một số nội dung, doanh nghiệp có thêm nội dung tùy theo đặc thù quản lý, tùy theo nhu cầu sử dụng.

Ngoài ra, việc phân loại chứng từ còn dựa trên nhiều căn cứ khác nhau như: dựa trên mức độ phản ánh trên chứng từ (chứng từ tổng hợp, chứng từ gốc), dựa trên địa điểm lập chứng từ (chứng từ trong, chứng từ ngoài).

>>>>>> Chứng từ gốc là gì?

Như thế nào là chứng từ hợp lệ?

Chứng từ được coi là hợp lệ khi đáp ứng được đầy đủ các yếu tố sau đây:

Thứ nhất: Tính pháp lý

Chứng từ được xem là đảm bảo tính pháp lý khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên có liên quan. Đây là biện pháp phòng ngừa các trường phát sinh tranh chấp giữa các bên.

Nếu có tranh chấp xảy ra thì chứng từ sẽ là bằng chứng, là cơ sở pháp lý để phân định bên đúng, bên sai, trách nhiệm của các bên mà các bên không thể chối cãi được.

Thứ hai: Tính đúng pháp luật

Chứng từ có giá trị sử dụng khi tuân thủ theo đúng quy định của pháp luật về hình thức nội dung theo đúng loại chứng từ.

Ví dụ chứng từ không có nội dung giao dịch, không ghi rõ giá tiền giao dịch thì chứng từ đó không được xem để tính chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi tính thuế doanh nghiệp.

Thứ ba: Tính trung thực

Chứng từ phải ghi nhận sự kiện một cách khách quan, sự kiện phải có thật, không được bịa đặt là căn cứ để chứng minh cho các giao dịch kinh tế trong các hoạt động của nhà nước, của doanh nghiệp.

Thứ tư: Tính rõ ràng

Chứng từ phải có nội dung đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, không sử dụng các từ nhiều nghĩa tránh gây nhầm lẫn, hiểu nhầm không đáng có việc xét duyệt, sử dụng chứng từ.

Ví dụ về 1 chứng từ

Doanh nghiệp có thể tham khảo chứng từ trong một ví dụ điển hình sau đây:

Ý nghĩa và tầm quan trọng của chứng từ với doanh nghiệp

Chứng từ có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong tổ chức công tác kế toán, kiểm toán nội bộ vì nó mang tính pháp lý của nghiệp vụ và thể hiện các số liệu kế toán được ghi chép trong sổ sách.

Việc lập chứng từ giúp cho doanh nghiệp thực hiện kế toán ban đầu. Nếu thiếu chứng từ thì doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như các công tác nội bộ.

Việc lập chứng từ là để ghi nhận quá trình thu, chi, giá trị gia tăng của doanh nghiệp, phục vụ cho việc quyết toán, khấu trừ, hoàn thuế với cơ quan thuế.

Lập hóa đơn chứng từ cũng là giấy tờ ghi nhận và xác định đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề phát sinh liên quan đến nội dung của chứng từ.

Chứng từ cũng được xem như là chỉ thị công tác nhằm truyền đạt những yêu cầu nghiệp vụ, công việc giữa các cấp trong đơn vị đồng thời chứng từ cũng là chứng cứ để chứng minh cho việc hoàn thành công việc, chỉ thị được giao.

Nếu doanh nghiệp không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ thì các số liệu, các công việc ghi trong sổ sách sẽ bị coi là ghi khống và có thể bị áp dụng các chế tài theo quy định của pháp luật.

Nếu việc ghi nhận trong sổ sách là đúng với thực tế nhưng không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp lệ thì doanh nghiệp vẫn có thể bị xem xét là đang làm giả giấy tờ, sổ sách và không thực hiện được quyết toán với cơ quan thuế.

Công ty Luật Dân Việt với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực cùng đội luật sư, chuyên viên chuyên môn cao cam kết mang đên sự hài lòng khách hàng khi làm việc cùng chúng tôi. Liên hệ ngay để nhận tư vấn và hỗ trợ kịp thời. 

  • Thành lập công ty
  • Giấy phép doanh nghiệp
  • Đầu tư nước ngoài
  • Đất Đai
  • Kế toán thuế
  • Sở hữu trí tuệ
  • Bảo hiểm – Lao Động
  • Luật sư tranh tụng
lien-he-zalo-luat-dan-viet

Liên hệ ngay để được tư vấn – hỗ trợ MIỄN PHÍ – Hotline 0338 927 695

Nội dung hữu ích liên quan

Mã số hộ gia đình là gì? Tra cứu mã số hộ gia đình?

Mã số hộ gia đình là gì? Tra cứu mã số hộ gia đình?

Hộ gia đình là chủ thể của quan hệ pháp luật dân sự, theo đó mỗi thành viên trong gia đình gắn kết với nhau về mặt pháp luật và được ghi nhận tại sổ hộ tịch tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Mã số hộ gia đình là mã số do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp để hộ gia...

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là gì?

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là gì?

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là các tài liệu chứng minh người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, vì thế để được tính giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân cần phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc. Nhắc đến thuế...

Thủ tục hưởng chế độ thai sản

Thủ tục hưởng chế độ thai sản

Trong thời gian gần đây, bảo hiểm xã hội là cụm từ đang được rất nhiều người quan tâm và tìm hiểu, đặc biệt là hồ sơ thủ tục hưởng chế độ thai sản của lao động nữ khi sinh con. Làm thế nào để đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản, thủ tục hưởng chế độ thai sản gồm những...

Thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp

Thủ tục hưởng bảo hiểm thất nghiệp

Người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc theo quy định của pháp luật nếu đủ điều kiện sẽ được hưởng trợ cấp bảo hiểm thất nghiệp. Những quy định về pháp luật về bảo hiểm thất nghiệp, về thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp như thế nào. Làm thế...

Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội

Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội

Mặc dù pháp luật về bảo hiểm xã hội quy định mỗi người tham gia chỉ có một sổ bảo hiểm xã hội, nhưng vì nhiều lý do khác nhau, vẫn có những trường hợp người lao động có hai hay nhiều sổ bảo hiểm xã hội. Sổ bảo hiểm xã hội ghi nhận thông tin, quá trình đóng cũng như...

Thủ tục cấp lại thẻ bảo hiểm y tế bị mất

Thủ tục cấp lại thẻ bảo hiểm y tế bị mất

Bảo hiểm y tế từ khi ra đời được coi là chính sách xã hội quan trọng hàng đầu, được Đảng và Nhà nước luôn đề cao vì mục đích mà nó đem lại. Thẻ bảo hiểm y tế được cấp lại trong trường hợp bị mất và người tham gia bảo hiểm y tế có đơn đề nghị Bảo hiểm y tế là cách tốt...

LUAT-SU-TRANH-TUNG-LUAT-DAN-VIET

Thành lập công ty

Đầu tư nước ngoài

Kế toán thuế

Sở hữu trí tuệ

Đất Đai

Hôn nhân gia đình

Luật sư tranh tụng

Quyết Định Thành Lập Mới Công Ty Cổ Phần Có Gì Cần Lưu Tâm?

Sau khi xem xét, lựa chọn, các cá nhân, tổ chức sẽ đưa ra quyết định thành lập mới công ty cổ phần dựa trên những mong muốn, điều kiện và định hướng phát triển trong tương lai. Công ty cổ phần có thể thành lập mới hoàn toàn hoặc do sự chuyển đổi của loại hình doanh...

Mẫu Quyết Định Thay Đổi Địa Chỉ Công Ty TNHH Như Thế Nào?

Doanh nghiệp cần soạn thảo mẫu quyết định thay đổi địa chỉ công ty TNHH trước khi nộp hồ sơ thay đổi tới phòng đăng ký kinh doanh. Khi gửi thông báo thay đổi địa chỉ công ty TNHH cần nộp kèm biên bản họp và quyết định thay đổi địa chỉ của công ty TNHH. Quyết định thay...

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp tư nhân gồm những gì?

Doanh nghiệp tư nhân là một trong những loại hình doanh nghiệp mà nhiều người lựa chọn. Tuy nhiên có rất nhiều người chưa hiểu hết các vấn đề pháp lý và hồ sơ thủ tục thành lập doanh nghiệp tư nhân như thế nào? Khái quát chung về doanh nghiệp tư nhân? – Doanh nghiệp...

Có Nên Chọn Dịch Vụ Thành Lập Doanh Nghiệp Giá Rẻ?

Hiện nay, có rất nhiều khách hàng quan tâm đến dịch vụ thành lập doanh nghiệp giá rẻ tại Việt Nam. Vậy, có nên chọn dịch vụ thành lập doanh nghiệp giá rẻ hay không? Bài viết say đây sẽ là câu trả lời cho khách hàng về vấn đề này. Hiện nay, việc thành lập doanh nghiệp...

Thành Lập Doanh Nghiệp Xây Dựng Có Những Điều Kiện Gì?

Để thành lập doanh nghiệp xây dựng cá nhân, tổ chức phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật doanh nghiệp hiện hành. Nhận thấy nhu cầu sử dụng các công trình xây dựng của con người ngày một cao rất nhiều cá nhân, tổ chức đã và đang có nhu cầu kinh...

Thành Lập Doanh Nghiệp Hàn Quốc Tại Việt Nam (Quy trình thực hiện)

Thành lập doanh nghiệp Hàn Quốc tại Việt Nam là quá trình sơ khai để cá nhân, tổ chức tiến hành các hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật. Để thực hiện thủ tục này không hề đơn giản bởi pháp luật hiện hành có những yêu cầu nhất định. Việt Nam hiện là một...

Thành Lập Công Ty 100% Vốn Nước Ngoài

Công ty Luật Dân Việt chuyên tư vấn, cung cấp dịch vụ thành lập công ty 100% vốn nước ngoài tại Việt Nam với thủ tục nhanh chóng, an toàn và chi phí dịch vụ thấp nhất Hồ sơ thành lập công ty 100% vốn nước ngoài Nhà đầu tư là cá nhân + Bản sao có chứng thực CMND/hộ...

Thủ Tục Thành Lập Công Ty Liên Doanh Tại Việt Nam

Công ty Luật Dân Việt chuyên tư vấn thủ tục thành lập công ty liên doanh với đội ngũ Luật sư, chuyên viên tư vấn chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm nhất Trước khi tiến hành việc thủ tục thành lập Công ty liên doanh, sẽ có nhiều nhà đầu tư thắc mắc thế nào là Công ty...

Thành Lập Công Ty Có Vốn Đầu Tư Nước Ngoài Như Thế Nào?

Thành lập Công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam là dịch vụ chính trong hoạt động tư vấn đầu tư của Luật Dân Việt, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và yêu cầu dịch vụ. Thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài gồm những nội dung chính: – Khái niệm Công...

Tư Vấn Pháp Luật Đầu Tư Nước Ngoài Uy Tín Chuyên Nghiệp Việt Nam

Tất cả những vấn đề đầu tư trong và ngoài nước sẽ được công ty Luật Dân Việt tư vấn cặn kẽ, chi tiết về những quyền lợi, trách nhiệm. Từ đó, giúp quý khách hàng có những quyết định hợp tác đúng đắn. Các yêu cầu về giải pháp và thủ tục giấy tờ cũng sẽ được hoàn thiện...

CAP-NHAT-VAN-BAN-LUAT-DAN-VIET